Nace Evalúa. La herramienta de la AEPD para evaluación del grado de cumplimiento LOPD

Esta mañana, en el marco de la celebración del Día Europeo de Protección de Datos, la AEPD ha presentado una herramienta accesible desde su página web para que las empresas y autónomos puedan evaluar el nivel de cumplimiento actual de la normativa vigente en protección de datos que tienen en sus procesos de tratamiento de datos.

El programa se llama Evalúa y, en el test básico de cumplimiento, guía al usuario por una serie de encuestas acerca de los procedimientos que ha utilizado para el recabo de datos personales, la forma en que se informa a los interesados, qué se hace con los datos una vez dejan de ser útiles, forma de ejercicio de los derechos ARCO, cesiones de datos a terceros, medidas de seguridad y demás requisitos de la LOPD.

Al finalizar el Programa genera un Informe en Pdf con la información que estima conveniente que el usuario debe conocer en función de las respuestas emitidas. No tengo claro aún si el informe es igual para todos los usuarios ya que me parece que toca todos los puntos del test, incluso aquellos que he respondido correctamente en la prueba ficticia que he realizado.

La herramienta dispone asimismo de un segundo test que evalúa la corecta implantación de las medidas de seguridad que se exigen en la normativa, desde el Documento de Seguridad, funciones y obligaciones del personal, controles de acceso, registros de incidencias, gestión de soportes, formas de acceso al fichero y así hasta 13 secciones que hacen la cumplimentación bastante larga y tediosa. La AEPD, en su nota de prensa, ya avanza que rellenarlo lleva entre 45 y 60 minutos…

Me parece que tiene un gran valor didáctico la herramienta, pero no creo que muchas de las empresas, en su mayoría PYMES, que aún faltan por adecuar sus procedimientos a la LOPD estén por la labor de completar ambos formularios en su totalidad. Más aún, a pesar de que los completen y reciban el informe generado, la mayoría tendrán que seguir acudiendo a un experto en la materia para adecuar sus procedimiento, ya que, ante tal magnitud de cuestiones, imposible me parece que una empresa conteste correctamente al “examen” planteado y no necesite modificar algo.

Relacionado:

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Protección de datos personales en Centros Educativos públicos y privados

La adecuación a la normativa de protección de datos personales es ya una prioridad en la mayoría de centros educativos, tanto públicos como privados, de la Comunidad de Madrid y el resto de España. En cuanto a los centros públicos, casi el cien por cien (97%) de los de la Comunidad de Madrid tienen al menos un fichero inscrito en la APDCM, mientras que en el Plan sectorial de oficio a la enseñanza reglada no universitaria realizado por la AEPD se señala que solamente ocho de los 16 centros visitados, a nivel estatal, habían inscrito un fichero que hiciera referencia al tratamiento de datos personales de los alumnos o personal docente.

La Ley Orgánica de Educación (LOE) complementa en este sentido con su Disposición Adicional Vigesimotercera, a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y su normativa de desarrollo fijando los datos personales que podrán recabar los centros docentes así como que la mera incorporación de un alumno a un centro supondrá el consentimiento para el tratamiento de sus datos personales y, en su caso, la autorización para la cesión de los datos procedentes del centro en que hubiera estado matriculado con anterioridad. Dicha Disposición también hace referencia la deber de secreto por parte de los profesores y demás personal del centro de aquellos datos a los que tengan acceso con motivo del ejercicio de sus funciones. Por último, se recomienda que las cesiones de datos de un centro a otro se realicen de forma telemática asegurando una transferencia segura y efectiva. En caso de centros públicos de la Comunidad de Madrid, estarán también a lo estipulado en la Ley de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid y su normativa de desarrollo.

Los ficheros más comunes que han de ser registrados por el tratamiento habitual de datos del centro educativo son:

1. Expediente académico (calificaciones, absentismo…).
2. Personal docente (fichero de profesores para gestión interna. Distinguir del fichero de rrhh de la Consejería de Educación).
3. Personal no docente (mantenimiento, limpieza…).
4. Servicios complementarios (comedor, transporte, guardería…).
5. Proveedores.
6. Admisión de alumnos (matriculaciones, solicitudes…).
7. Orientación psicopedagógica.
8. Otros en función de los servicios y características del centro.

En todo caso se ha de procurar por parte del centro educativo que solamente tengan acceso a los datos personales aquellas personas que, en cumplimiento de su función o cargo, estén autorizadas para ello. Es muy común que en determinadas ocasiones sea necesario dar publicidad a una serie de listados que contengan datos personales; siempre que sea posible se debe procurar que solamente los interesados tengan acceso a dicha información, bien proporcionando un usuario y contraseña para consulta online o, si la publicación ha de hacerse en tablones, que estos estén en una zona de acceso restringido para los interesados. Dicha publicidad ha de tener siempre en cuenta los principios de calidad (no incluir más datos que los necesarios) y proporcionalidad (procurar que sean las personas interesadas las que reciban la información sin que trascienda a terceros).

Nuevos ficheros. Además de los ficheros descritos anteriormente, de un tiempo a esta parte están proliferando dos tipos de tratamientos de datos que pueden poner en peligro de algún modo el libre desarrollo de la personalidad de los estudiantes y personal docente de los centros. Me refiero en concreto al tratamiento de datos por sistemas de videovigilancia y el control de presencia por huella digital. En todo caso estos sistemas de seguridad y control horario han de cumplir en todo caso los principios de Idoneidad (que sea un sistema óptimo para lograr el objetivo propuesto), Necesidad (justificación de que no se puede conseguir el objetivo de otro modo o es mucho más oneroso) y Proporcionalidad (ponderación que concluya que la finalidad de la medida propuesta merece mayor atención que la restricción de derechos que supone). Para la inscripción de ficheros de centros públicos es obligatorio incluso el acompañamiento del formulario de solicitud de un informe justificativo del respeto hacia estos tres principios. Para la instalación del sistema de control de presencia por huella  digital, también hay que considerar lo dispuesto en el Estauto de los Trabajadores (art. 64.1 y 64.2).

Por último, hay que reseñar la necesidad de tener redactado el correspondiente Documento de Seguridad que contenga las medidas de seguridad de índole técnico y organzativo que atañen al tratamiento de los datos personales. De igual manera se deben adaptar los impresos de recogida de datos, formularios y contratos para que contengan las cláusulas informativas que exige la ley. Cada dos años la ley exige una Auditoría de cumplimiento que puede ser interna o externa, siempre que la realice un profesional experto en la materia, que determine si se está cumpliendo con los requisitos mínimos en este ámbito o bien indique las cuestiones que necesiten de adaptación.

Enlaces de interés: Abanlex Abogados – Servicios Protección de datos.

Vecinos morosos en el Tablón de la Comunidad de Propietarios

Nuevo post en la web de Abanlex.

La Agencia Española de Protección de datos (AEPD) ha impuesto recientemente una sanción de 601,06 euros a una comunidad de propietarios de Valladolid por publicar en su tablón de anuncios la relación de aquellos vecinos que adeudaban cuotas a la Comunidad anexo a los acuerdos resultantes de una Junta.

La resolución de la AEPD se basa en un incumplimiento del deber de secreto por el responsable del fichero, tipificado en el artículo 10 de la LOPD, ya que no contaba con el consentimiento de los afectados. Las alegaciones de la comunidad se basaban en la imposibilidad de notificación a los particulares al no recoger las comunicaciones en su domicilio.

A pesar de ello, la AEPD fundamenta su decisión, entre otras, en la Sentencia nº 361, de 19/07/2001 del Tribunal Superior de Justicia de Madrid, donde se aclara:

“El deber de guardar secreto del artículo 10 queda definido por el carácter personal del dato integrado en el fichero, de cuyo secreto sólo tiene facultad de disposición el sujeto afectado, pues no en vano el derecho a la intimidad es un derecho individual y no colectivo. Por ello es igualmente ilícita la comunicación a cualquier tercero, con independencia de la relación que mantenga con él la persona a que se refiera la información (…)”.

Podría parecer que esta decisión entra en conflicto con el artículo 16.2 de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH) que, respecto a la convocatoria de la Junta establece, “La convocatoria contendrá una relación de los propietarios que no estén al corriente en el pago de las deudas vencidas a la comunidad y advertirá de la privación del derecho de voto si se dan los supuestos previstos en el artículo 15.2”, lo que conlleva necesariamente el conocimiento de aquellos propietarios deudores, sin necesidad de recabar el consentimiento de los mismos. Pero este caso concreto, no se hallaría incluido en el supuesto del artículo citado, pues lo que se publicó no fue la relación de deudores de cara a una futura convocatoria de junta, sino el acuerdo resultante de la Junta celebrada anteriormente, que acordó publicar en tablones los deudores a dicha fecha. El motivo, según alegó la comunidad es que “no se recogían las cartas en el domicilio que constaba de la denunciante.”

Únicamente se podría publicar esta lista de morosos cuando se haya intentado por otros medios notificar personalmente a los afectados, siendo la última posibilidad la comunicación a través del Tablón de Anuncios. La finalidad de colgar la mencionada lista en el tablón es informar a los propietarios deudores que se hallan en tal situación, y no poner en conocimiento de terceros tal hecho, aunque ello sea una consecuencia inevitable.

Resolución Procedimiento Sancionador.

Artículo completo.

Cancelación de datos en servicios de información sobre solvencia patrimonial y crédito

Nuevo artículo en la web de Abanlex Abogados.

Resumen y comentario de la la Resolución R/01906/2008 de la Agencia Española de Protección de Datos.

Dicha resolución carga sobre el propio acreedor la obligación de cacelar los datos de los morosos de los servicios sobre solvencia patrimonial y crédito (ASNEF, RAI, etc.)  que deben proceder a solicitar una vez la deuda ha sido satisfecha.

Cuando el deudor se dirige a estas entidades para cancelar sus datos, éstas darán traslado de la solicitud al acreedor, que es quien debe contestar en un plazo de 7 días y, de no hacerlo, las entidades de información procederán a cancelar el registro.

La resolución dice textualmente que el  acreedor “es el único que tiene la posibilidad de incluir los datos en el fichero de información sobre insolvencia patrimonial y crédito, y de instar la cancelación de los mismos cuando la deuda sea inexistente o haya sido saldada.”

Por tanto, en caso de encontrarse en el supuesto de haber cancelado una deuda y seguir constando en las listas de morosos, la solicitud de cancelación ha de ser dirigida a la empresa con la que tuvimos la deuda y, de no ser atendida, la dirigiremos alas entidades que prestan el referido servicio de información sobre solvencia patrimonial y crédito.

Artículo completo

Guía de Seguridad de Datos AEPD

Me twittea Alonso Hurtado que la AEPD ha publicado en su Web una Guía para facilitar una correcta implantación de medidas de seguridad de los datos personales.

Sin perjuicio de un análisis más profundo, esta Guía de Seguridad de Datos responde a la necesidad expuesta en varias ocasiones por el Director de la AEPD de dar un paso más en el cuidado de la privacidad. En la Memoria 2007, ya se resaltaba la cantidad de intervenciones que ha tenido que realizar la Agencia como consecuencia de “despistes” más o menos intencionados que contenían información personal a la cual se accedía bien mediante una cuenta de una red P2P que no había sido bien bloqueada o bien en papeles en un contenedor (historias clínicas, curriculums…).

Esta Guía está dirigida tanto a entidades públicas como privadas y viene a exponer de un modo práctico las medidas de seguridad detalladas en el Reglamento de desarrollo de la AEPD. Destaca, además, un pequeño formulario de “Autoevaluación” para que las empresas evalúen si están cumpliendo debidamente con la normativa vigente en la materia.

Conversación sobre Libros de Bautismo, Apostasía y Protección de Datos

A continuación, con permiso de mis dos amigos (ninguno de ellos abogado ni relacionado con la materia), transcribo un pequeño debate que surgió, vía mail, en relación a las sentencias de la Audiencia Provincial de Valencia, la posterior estimación del recurso de casación por el Tribunal Supremo y la intención de la AEPD de recurrir al Constucional. Creo que es ilustrativo de las diferentes posturas que se pueden encontrar en la calle al respecto.

XAG: “Viendo la reciente disposición de la parroquia al debate y la reflexión sobre temas más o menos de actualidad, me dispongo a abrir un nuevo tema para el que pido la opinión de todos vosotros, en especial de Joaquín, que es el que se dedica al tema…” (Copia link de la noticia)

JMR: Para los que quieran un exámen jurídico en profundidad de la sentencia recomiendo el artículo de Miguel Ángel Mata, amigo mío.
Hay fundamentos suficientes desde el punto de vista de la Ley de Protección de Datos tanto para dar la razón a unos como a otros. La AEPD, como siempre, partiendo de una ley hecha para matar moscas a cañonazos, barre para casa. En las sentencias de la Audiencia Provincial de Valencia y el Tribunal Supremo se limitan a discutir sobre meras definiciones, lo cual demuestra que la LOPD no es nada explícita.
Mi opinión es que los Libros de Bautismo son libros, generalmente ya amarillos en los que para buscar el nombre de alguien tienes que saber, al menos el mes y año de bautismo y la Iglesia en la que fue bautizado porque sino, puedes tirarte un siglo, por lo que no los considero un fichero organizado de datos, como ha dicho el TS. Os propongo si no, que alguno de vosotros intente localizar la partida de bautismo de alguno del grupo…de locos. Además, creo que aún no se ha dado el caso de que alguna Iglesia haya utilizado esos datos (que no incluyen ni dirección, ni teléfono, ni mail del bautizado o sus padres, por ejemplo), para enviar a sus casas ni siquiera la hoja parroquial o el “Hoy Domingo”… por lo que son simplemente un archivo de mera constatación del hecho del bautismo de cara a futuras “relaciones” con la Iglesia, en caso de que cada uno quiera seguir teniéndolas, es decir, continuar recibiendo sacramentos. También entran por ahí en juego los acuerdos entre el Estado y la Santa Sede, pero eso es cosa aparte.
Creo que es lícito que el que quiera apostate, de eso sólo le podrá pedir cuentas el Jefe, no la AEPD, o el párroco de turno. De ahí a que se le borre de los libros… personalmente creo que incluso para el apóstata es mejor que conste que ha decidido hacerlo, y quede reflejada su voluntad, a que se le borre como si nunca hubiera estado.

XAG: “Efectivamente es lícito que quien quiera apostatar, apostate. Como diría el otro: “faltaría más…”.

Pero yo creo (desde mi enciclopédica ignorancia sobre el tema y abogando por el diablo) que, desde el punto de vista de la protección de datos, no tiene sentido que quien quiera ejercer su derecho (constitucional, si no me equivoco) a cancelar/borrar/rectificar sus datos personales de un fichero (que como bien dices, es difícil calificar de organizado, pero que contiene sin duda datos personales) vea que su acción tiene como efecto que, no sólo sus datos personales  no son borrados, sino que además le es añadido un nuevo dato (tb personal): el propio de la apostasía.

Y sigo en representación de don Diablo: Tampoco creo que tenga sentido en los tiempos que corren que la Iglesia recurra a los “históricos privilegios” que los Concordatos (firmados en 1979 con la Santa Sede) le confieren. Creo que la Iglesia debe leer bien los signos de los tiempos si no quiere que siga creciendo el ya de por sí grande sentimiento anticlerical. Desde mi opinión, considerándome un miembro de la Iglesia Católica (aunque en habitual desacuerdo con su jerarquía) y reconociendo que una parte importante de la sociedad española (ya no me atrevería a decir que la mayoría) se considere parte de la misma, creo que el Estado no debe financiar ninguna agrupación sea ésta de la índole que quiera (aquí incluiría por supuesto a los partidos políticos, en cuya financiación todos somos legalmente paganos…). El dinero que se recaude de los impuestos que TODOS pagamos, debe revertir en acciones de las que TODOS nos beneficiemos. ¿Estaríamos de acuerdo si, un día en España la mitad de la población es musulmana, en que el Estado deba financiar al Islam? Yo tengo clara mi respuesta.

En fin, es por hablar de algo… y porque no encontraba ningun video intersante que mandar…“

ECG: “Me gusta que haya salido a la luz este debate, ya que pone de manifiesto una vez más el sentimiento “revanchista” que cada día más se ve contra la Iglesia, por parte de un grueso de la izda. española moderna, bien conocida como “progre”.

Y llegado a este punto del tema, tan interesante como inútil, mi reflexión es la siguiente ¿a quién carajo le importa que en alguna perdida iglesia del mundo, en un viejo libro, escrito no probablemente a boli sino a lápiz, esté reflejado que tal día de tal año se bautizó a un niño y que ahora ese niño ya crecido no quiere pertenecer a la Santa Madre Iglesia?

Me gusta la reflexión de Joaquín, Primero ¿cómo carajo encontrar una partida bautismal hoy día? Y segundo ¿qué información da para que a alguien le preocupe? ¿es que a un apóstata le preocupa que esa partida exista? ¿es que le compromete a algo? La pertenencia a una confesión no es como afiliarse a un partido político o ser socio de un club de fútbol. No exige cuotas ni responsabilidades, más bien al contrario, la relación es simplemente personal e intransferible entre el feligrés y el de arriba.
Y dado el caso, ¿para qué gastar tanta pasta en tener un registro de las partidas bautismales cuando eso no implica absolutamente nada? ¿no es mejor dotar los recursos en algo más útil?

En resumen…. mucho aburrimiento y muchas ganas de llamar la atención…”

JMR: Como te he dicho, se puede argumentar desde ambas partes.
De hecho, las dos sentencias discuten sobre la definición de fichero para dar la razón a unos o a otros. La de la Audiencia dice que sí es un fichero y la del supremo dice que no….
En mi opinión, tanta razón tienen unos (es un archivo de datos personales al fin y al cabo), como otros (al no ser un conjunto organizado es casi imposible encontrar a una persona en concreto, en este caso el apóstata y tratar sus datos). Aunque me inclino más por la opción del Supremo, teniendo en cuenta el voto particular, el cual también me parece una buena reflexión.
En fin…

Por cierto, me dáis permiso, para colgar esta conversación cibernética en mi blog? Es interesante y refleja las opiniones de una gran mayoría al respecto… gracias!

Comparecencia del Presidente de la AEPD ante la Comisión Constitucional

Ayer tuve el privilegio de asistir (como prensa) a la Comisión Constitucional del Congreso de los Diputados, ante la cual presentaba la Memoria Anual el Director de la AEPD, D. Artemi Rallo.

En una primera comparecencia, el Sr. Rallo repasó los datos estadísticos que se contienen en la citada Memoria, destacando la proliferación de cámaras de videovigilancia, y puso de relevancia los ataques a la intimidad y privacidad de las personas a los que los ciudadanos están expuestos, con los avances de las nuevas tecnologías, en especial, las redes sociales y de compartición de archivos en Internet.

Igualmente, solicitó, algo que nos parecerá muy interesante a los que trabajamos en este ámbito, la inclusión en los planes de estudio de una educación reglada en materia de protección de datos.

Consideró el Presidente como “inadmisible” el abandono de documentación con datos personales en la vía pública. Por este motivo se realizaron, en 2007, alrededor de 30 inspecciones.

Tras su comparecencia, intervinieron los diputados Jordi Xuclá (CiU) quien, en una extensa intervención, destacó el buen trabajo de la Agencia y animó a su presidente a seguir en el mismo camino. Asimismo, destacó lo beneficioso de la ampliación de plantilla de la AEPD. Después, Gabriel Mato (PP) que manifestó “estar como un cañón, de salud…”, subscribió lo comentado por su antecesor en la palabra, si bien hizo incapié en la tardanza en presentar la Memoria de 2007 en el Congreso. A lo anterior, el Presidente de la Comisión, Alfonso Guerra, defendió al Director de la AEPD, explicando que la comparecencia fue solicitada en el mes de Julio. El tercero en tomar la palabra fue Juan Luis Rascón (PSOE), quien, de nuevo, felicitó al Director por la labor llevada hasta el momento y le conminó a ofrecer una información-formación más intensa a los ciudadanos.

En su turno de réplica el Director respondió a las intervenciones, destacando que, con los medios económicos y de personal que actualmente posee la Agencia no se pueden acometer campañas de información ciudadana y conminó a los presentes a valorar una partda destinada al efecto, aprobada en Sede Parlamentaria.

No me pude quedar mucho más porque tenía que ir a la Notaría a firmar unos asuntos de Abanlex, y leo hoy que me perdí la trifulca entre mi admirada Rosa Díez y el socialista Torres Mora, en la que este la acusó de hacer propuestas que hacen daño a la Democracia, por proponer, como una medida en tiempos de crisis, eliminar las subvenciones estatales que tienen los partidos políticos para realizar mailings…. en fin…

I. Sistemas de denuncias internas en la empresa – Whistleblowing

¿Qué es el whistleblowing?

Memoria AEPD 2007. Recomendaciones

La Memoria 2007 de la AEPD, además de las cifras de denuncias, sanciones y actuaciones, presenta este año, como novedad, un apartado dedicado a impartir una serie de recomendaciones, tanto normativas como ejecutivas, dirigidas especialmente a los poderes públicos, que van encaminadas a que estos sienten las bases para tutelar la privacidad de los usuarios de sus servicios y adecuar activa y efectivamentemente su organización interna.

• El establecimiento de sistemas de denuncia interna en las empresas por los trabajadores
• El desarrollo de procedimientos que permitan proteger, de forma compatible con el derecho de protección de datos, los derechos de autor
• Una regulación normativa que permita publicar las sentencias de órganos jurisdiccionales de forma que no ponga en juego el anonimato de quien las dicta o de alguna de las partes

Por otro, tenemos las recomendaciones ejecutivas, que ponen de manifiesto las que son, en opinión de la Agencia, las líneas maestras que deberán observar las administraciones de cara a una efectiva adecuación de sus actuaciones a la normativa vigente en protección de datos:

• Plan de protección de los datos personales de los menores en Internet
• Iniciativa de impulso de cautelas especiales para evitar el intercambio de datos personales sensibles en Internet a través de redes P2P
• Acción de orientación ciudadana sobre la utilización de garantías de confidencialidad de los destinatarios en el envío de correos electrónicos
• Plan de Promoción de Buenas Práctyicas en garantía de la privacidad en todos los Boletines y Diarios Oficiales
• Estrategia Local dirigida a adecuar la instalación de cámaras para el control del tráfico a la normativa de protección de datos personales
• Promover la Autorregulación en los medios de comunicación para garantizar la privacidad y la protección de los datos personales

Como se puede observar, más que unas simples recomendaciones, constituyen un plan de trabajo en el que la Agencia tiene pensado involucrarse. Me parecen objetivos muy necesarios, pero a la vez muy difíciles de conseguir teniendo en cuenta la poca colaboración que suele haber entre organismos públicos y la escasa concienciación de éstos, y especialemente las personas que los componen, en materia de protección de datos hasta el momento.

En los próximos “posits“ iré desgranando, una a una, las recomendaciones y planteando supuestos e ideas acerca de por qué vías podrá ir encaminada encaminado cada asunto. Se aceptan sugerencias y colaboraciones…